Wie lässt sich Digitalisierung und analoge Teilhabe von Menschen in den Bezirksstrukturen künftig gut vereinbaren?

Wir fragen das Bezirksamt

1. Wie ist der Stand der Digitalisierung in der Verwaltung im Bezirk?

Antwort: Die Verwaltungsdigitalisierung im Bezirksamt Tempelhof-Schöneberg ist in die gesamtstädtische Verwaltungsdigitalisierung eingebunden. Gemäß §20 des Berliner E-Government-Gesetzes (EGovG Bln) wird der Großteil der Bestrebungen durch die IKT-Steuerung, also der Senatskanzlei, oder durch die fachlich zuständigen Senatsverwaltungen verantwortet. Über den Basisdienst Digitaler Antrag sind aktuell 86 Dienstleistungen zumindest antragsseitig digital abgebildet und über die Berliner Dienstleistungsdatenbank im Serviceportal Berlin zu erreichen. Bescheide können derzeit noch nicht digital zugestellt werden.

2. Wird es künftig Fachbereiche der Verwaltung geben, die nur noch digital Anliegen der Bewohnerinnen und Bewohner des Bezirks bearbeiten, wenn ja, welche?

Antwort: Das Ziel der Verwaltungsdigitalisierung besteht darin, dass die Vorgangsbearbeitung durchgängig digital stattfindet. Aktuell ist dieses Ziel noch lange nicht erreicht. Die Zuständigkeit liegt nach dem Berliner E-Government-Gesetz bei den jeweiligen Senatsfachverwaltungen. Sie müssen ihre zentrale Steuerungsfunktion bei der Verwaltungsdigitalisierung verstärkt wahrnehmen.

3. Wird derzeit und künftig die Kontaktaufnahme mit dem Bürgeramt oder bei der Beantragung von Leistungen (Wohngeld, Grundsicherung…) per Telefon, Post oder persönlich für Menschen ohne Internet sichergestellt?

Antwort: Bei Fragen zu den Leistungen der Bürgerämter können Bürgerinnen und Bürger die Behördenrufnummer 115 von Montag bis Freitag in der Zeit von 8:00 bis 18:00 Uhr erreichen. Die Mitarbeiter der Bürgerämter sind vor Ort an den jeweiligen Bürgeramtsstandorten zu den Öffnungszeiten ansprechbar, darüber hinaus per E-Mail unter buergeramt@ba-ts.berlin.de zu erreichen. Die Bereiche Wohnberechtigungsschein (WBS) und Bildung und Teilhabe (BuT) bieten ab dem 1. Juni 2016 keine Sprechstunde mehr an. Antragsformulare gibt es bei den Bürgerämtern und sie stehen auch zum Ausdruck im Internet zur Verfügung. Anträge und Unterlagen können per Post übersandt, beim Bürgeramt oder Pförtnerdienst abgegeben oder in den Hausbriefkasten eingeworfen werden. Fragen zum WBS oder zum BuT werden telefonisch, schriftlich oder per E-Mail beantwortet.

4. Gibt es derzeit und künftig relevante Informationen und auch Formulare in gedruckter Form, wenn ja aus welchen Fachbereichen?

Antwort: Wie bereits in der Antwort zu Frage 3 ausgeführt, werden darüber hinaus Informationen zum Fachbereich Standesamt regelmäßig im Rahmen von Warte-TV auf den Monitoren in den Warteräumen der Bürgerämter angezeigt. Außerdem liegen u.a. Formulare zur Beantragung von Elterngeld, Anmeldung zur Förderung von Kindern, Grundsicherung, Hortanmeldung, Befreiung GEZ und zahlreiche weitere Hinweise und Informationen aus.

5. Gibt es bzgl. Der Digitalisierung einen Austausch mit der Seniorenvertretung des Bezirks, wenn nein, ist dies künftig angedacht?

Antwort:

Die Aufgaben und Zuständigkeiten der Seniorenvertretung ergeben sich aus § 4 Abs. 3 des Berliner Seniorenmitwirkungsgesetz (BerlSenG): „Die bezirklichen Seniorenvertretungen nehmen die Interessen der Seniorinnen und Senioren in den Bezirken wahr und verstärken die gesellschaftliche Teilhabe und die Einbindung und Mitwirkung älterer Menschen in allen Lebensbereichen. Sie sind Mittler zwischen älteren Bürgerinnen und Bürgern und Bezirksamt sowie anderen Behörden, Institutionen und Einrichtungen und haben insbesondere folgende Aufgaben:

1. Mitwirkung und Mitarbeit bei allen Themen im Sinne von § 1 durch Rederecht in den Ausschüssen der Bezirksverordnetenversammlung nach Maßgabe des § 9 Absatz 4 des Bezirksverwaltungsgesetzes,
2. Beratung und Unterstützung älterer Bürgerinnen und Bürger bei der Durchsetzung ihrer Ansprüche,
3. Vertretung der Interessen der älteren Generation in der Öffentlichkeit und allgemeine Öffentlichkeitsarbeit,
4. Erarbeitung von Vorschlägen zu Maßnahmen des Bezirks, soweit diese besondere Bedeutung für die im Bezirk lebenden Seniorinnen und Senioren haben,
5. Information über seniorenrelevante Gesetze und deren Umsetzung,
6. Kontaktpflege zu Pflegediensten, Heimbeiräten, Freizeitstätten, Einrichtungen und Trägern der Altenhilfe,
7. Abhalten von Bürgersprechstunden,
8. anzustreben, dass die Zusammensetzung der bezirklichen Seniorenvertretung die Seniorinnen und Senioren in ihrer Gesamtheit widerspiegelt und wichtige gesellschaftliche Gruppen in die Arbeit integriert werden.“

Die Seniorenvertretungen sind berechtigt, ihre Anliegen über die Vorsteherin oder den Vorsteher oder das für Seniorinnen und Senioren zuständige Bezirksamtsmitglied der Bezirksverordnetenversammlung bekannt zu machen und sie oder ihn zu ersuchen, diese auf geeignete Weise in die Arbeit der Bezirksverordnetenversammlung einzubringen. Das für Soziales zuständige Bezirksamtsmitglied ist fachlich zuständiger Ansprechpartner der Seniorenvertretung.

Die in der genannten gesetzlichen Grundlage formulierten Aufgaben erledigt die Seniorenvertretung eigenständig, was sie beispielsweise von Beiräten unterscheidet, welche gegründet werden, um die Verwaltung in bestimmten Themenfeldern zu beraten. Diese Eigenständigkeit ist der Seniorenvertretung Tempelhof-Schöneberg ein besonderes Anliegen. Das Bezirksamt kann somit die Auseinandersetzung mit bestimmten Themen anregen, die Seniorenvertretung entscheidet aber eigenständig, ob sie dieser Anregung folgt. Das Bezirksamt schätzt die Expertise der bezirklichen Seniorenvertretung überaus. Die Verwaltungsdigitalisierung hat aber leider noch keinen Grad erreicht, der aus Sicht des Bezirksamts eine Befassung der Seniorenvertretung erforderlich gemacht hätte. Gerne wird das Bezirksamt aber die Anregung aus der BVV aufgreifen und in einer der kommenden Sitzungen mit der Seniorenvertretung das Thema ansprechen.

6. Welche Art von Unterstützungsangeboten wird der Bezirk, neben der fortschreitenden Digitalisierung, den Menschen ohne Internet anbieten?

Antwort: Der Bezirk Tempelhof-Schöneberg wird neben der fortschreitenden Digitalisierung auch weiterhin Menschen ohne Internetzugang verschiedene Kommunikationskanäle zur Verfügung stellen, darunter postalischen und telefonischen Kontakt sowie persönliche Besuche, um ihre Anliegen zu bearbeiten.

7. Wie krisenanfällig ist die Digitalisierung der Verwaltung?

Antwort:

Grundvoraussetzung für ein digitales Verwaltungshandeln ist eine funktionierende Informations- und Kommunikationstechnologien-Infrastruktur. Das ITDZ ist als zentraler IT-Dienstleister des Landes Berlin unter anderem für den Betrieb des Landesnetzes verantwortlich. Das ITDZ stellt eine zweistündige Notfallstromversorgung für das Landesnetz sicher, während in den Rathäusern Tempelhof und Schöneberg eine längere Notstromversorgung verfügbar ist. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass der Zugriff auf Verfahren im Landesnetz von der Verfügbarkeit des Landesnetzes abhängt, sodass der Zugriff und die Arbeitsfähigkeit im Notfall nur eingeschränkt und kurzfristig möglich sind.

Um Datenverluste aus IT-Verfahren zu minimieren, erfolgt regelmäßige Datensicherung. Dadurch kann die Wiederherstellung von Daten schneller und zuverlässiger durchgeführt werden als bei papiergebundenen Akten.

Hinsichtlich der IT-Sicherheit, also dem Schutz vor Angriffen auf die Netze und Daten, sind entsprechende Konzepte, Verfahren und Maßnahmen vorhanden und werden angewendet. Die Mitarbeiter der Verwaltung werden regelmäßig für dieses Thema sensibilisiert. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass trotz aller Schutzmaßnahmen ein hundertprozentiger Schutz vor Angriffen an dieser Stelle nicht garantiert werden kann.

8. Wie hoch ist die jährliche Kostenschätzung eines digitalisierten Bezirksamtes?

Antwort:

Die jährliche Kostenschätzung eines digitalisierten Bezirksamtes lässt sich nicht konkret beziffern. Die Ausgaben für die Informations- und Kommunikationstechnik (IKT) setzen sich in der Regel aus zwei Hauptkomponenten zusammen: den Ausgaben für verfahrensunabhängige IKT (einschließlich Telekommunikation) und den Ausgaben für verfahrensabhängige IKT.

Bei wesentlichen technologischen oder fachlichen Änderungen an IT-Fachverfahren sind die Behörden dazu angehalten, die Vorgaben der IKT-Architektur zu beachten. Die Senatskanzlei ist im Rahmen ihrer zentralen Steuerungsfunktion verpflichtet, die Ausgaben für die verfahrensabhängige IKT zentral zu finanzieren. Dies bedeutet, dass sie die Kosten für spezifische IT-Anwendungen und -Verfahren übernimmt, um sicherzustellen, dass die technologischen Anforderungen im gesamten Verwaltungsbereich erfüllt werden. Die genauen Kosten hängen von den spezifischen Anforderungen und Projekten ab und können daher nicht pauschal beziffert werden.

Die Anfrage wurde beantwortet durch Bezirksbürgermeister Jörn Olthmann.

Der Vorgang in der BVV findet sich unter diesem Link.